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Office und SharePoint 2013 Preview verfügbar

Heute hat Microsoft (bzw. Steve Ballmer himself) die Katze aus dem Sack gelassen und den Preview von Office 2013 und SharePoint 2013 zur Verfügung gestellt. Wir konnten im Rahmen eines Kundenprojekts schon länger am Closed-Beta-Programm teilnehmen, durfen aber nicht darüber sprechen.

Auf den ersten Blick sticht das aufgeräumte User Interface ins Auge. Die Search Site, die MySite oder auch das Project Site Template sehen nicht nur sexy aus sondern bieten auch eine Menge nützliche Funktionen.

Dahinter hat sich auch einiges geändert: Apps halten Einzug in SharePoint und Office (siehe Marketplace). Dabei muss sich der Programmierer immer stärker auf JavaScript, Client Side Object Model und REST beschränken.

In den nächsten Tagen folgen weitere Erfahrungsberichte und Einblicke in SharePoint und Office 2013.

PDF Dateien ab SharePoint nicht herunterladen sondern öffnen

Standardmässig werden PDF Dateien von SharePoint heruntergeladen. Mit Adobe Acrobat X lassen sich die Dateien aber bearbeiten und wieder auf dem SharePoint speichern. Für PDF Dateien stehen die Funktionen “Check Out”, “Check In” und “Edit Document” zur Verfügung.

Hierzu sind aber einige Einstellungen notwendig:

• Bekanntlich muss in der Datei 14/TEMPLATE/XML/DOCICON.XML das PDF Icon registriert werden. Wichtig ist aber das Attribut OpenControl. Damit die PDF Dateien korrekt im Adobe Acrobat X geöffnet werden können, muss diese auf AdobeAcrobat.OpenDocuments gesetzt werden.
  <Mapping Key=”pdf” Value=”pdfIcon.gif” Text=”Adobe Pro” OpenControl=”AdobeAcrobat.OpenDocuments“/>
• Ist die Default Sprache der Site nicht englisch, so muss mindestens das Cumulative Update Feburuary 2012 installiert sein. Dieses Update behebt ein Problem mit fehlenden Spalten auf der Document Library.
• Das Browser File Handling muss auf “Permissive” gesetzt werden
  • Central Administration öffnen
  • Application Management > Manage Web Applications
  • Web Application auswählen und auf “General Settings” klicken
  • Unter “Browser File Handling" die Einstellung von “Strict” (Default) auf “Permissive” ändern
  • OK klicken
• Es kann sein, dass diese Einstellung auf bestehenden Document Libraries nichts bewirkt. Denn neben der globalen Einstellung hat auch jede Document Library eine eigene Einstellung für das Browser File Handling. Craig Lussier hat dazu ein PowerShell Script erstellt, welche diese Einstellung abfragt und neu setzt.

Sharepoint 2010 - Document ID Feature

Das Document ID Service Feature ist im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement eine coole Sache. Für den Entwickler bietet es jedoch einige Tücken. Daher nachfolgend ein paar Tipps/Erfahrungen:

Feature aktivieren / Reassign Document IDs

Nach dem Aktivieren des Sitecollection Features „Document ID Service“ erscheint in den Document ID Settings die Meldung „Configuration of the Document ID feature is scheduled to be completed by an automated process.“.

 

Dieselbe Meldung erscheint auch, nachdem der Document ID Prefix geändert wurde. Diese Änderungen werden durch die beiden Jobs „Document ID enable/disable job“ und „Document ID assignment job“ ausgeführt. Die Meldung erscheint solange, bis die beiden Jobs ausgeführt wurden. Diese Jobs werden nur einmal im Tag ausgeführt. Selbstverständlich kann man sie wie gewohnt auch manuell über die CA starten. Dabei muss man jedoch folgendes beachten:

• Bei grossen SiteCollections wird das Aktivieren erst 30 Minuten später ausgeführt. D.h. wird das „Document ID Service” Feature aktiviert und unmittelbar anschliessend die beiden Jobs gestartet, wird man keine Änderung feststellen. Nach dem Aktivieren des Features muss man mind. 30 Minuten warten, bevor man die Jobs manuell startet. Die Grenzen für eine grosse SiteCollection liegen bei 1 web/site, 40 lists/web und 20 doclibs/web. Das bedeutet, bei Publishing Sites wird man dieses Problem immer haben, da sie standardmässig über 3 Webs verfügen.
• Die Reihenfolge wie die Jobs ausgeführt werden spielt eine Rolle. Führt man die Jobs manuell aus, muss immer zuerst der Job „Document ID enable/disable job“ ausgeführt werden.
• Wenn nur der Prefix geändert wird und die Option „Reset all Document IDs…“ gewählt wurde, muss ebenfalls der Job „Document ID enable/disable job“ gestartet werden damit die Änderungen wirksam werden. Wird nur der Job „Document ID assignment job“ ausgeführt, werden die IDs nicht geändert.
• Prefix Änderungen können nur bei eingecheckten Dokumenten gemacht werden. Ausgecheckte Dokumente werden nach dem Reassign immer noch die alte ID haben.
• Die Document IDs sind nur innerhalb der SiteCollection eindeutig. Um SiteCollection übergreifend eindeutige IDs zu haben, müssen die Prefixe entsprechend manuell gepflegt werden.

Probleme mit den DocumentID-Links

Verlinkung auf Dokument-Properties

Es kann vorkommen, dass sich beim Klick auf den DocumentID-Link nicht wie erwartet das Dokument öffnet, sondern dass die Dokument-Properties angezeigt werden. Ich hatte dieses Problem mit Bildern.

Die Dateitypen, welche sich so verhielten, wurden von der Suche nicht indexiert. Nachdem ich diese zu den Crawled File Types hinzugefügt und einen Full Crawl gestartet hatte, funktionierte der DocumentID-Link bei neuen Dateien. Bei bereits vorhandenen Dokumenten funktionieren die Links danach leider immer noch nicht.

Dokument wird heruntergeladen

Bei einigen Dokumenten wurde beim Klick auf die DocumentID, das Dokument in das Temporary Internet Files Verzeichnis heruntergeladen. Dadurch geht die Verbindung zum Sharepoint verloren, d.h. das Dokument kann nicht ausgecheckt werden und müsste nach dem Bearbeiten wieder manuell hochgeladen werden.

Wird die Datei jedoch über den Link, welcher dem Namen hinterlegt ist geöffnet, verhält es sich wie erwartet.

Der folgende Registry-Eintrag führte zur Lösung dieses Problems:

[HKEY_CLASSES_ROOT\MIME\Database\Content Type\application/vnd.ms-powerpoint.presentation.12] "Extension"=".pptx"

Weitere Infos dazu gibt es hier: http://support.microsoft.com/kb/2661910

Document IDs nicht eindeutig

Werden Sites mit Templates erstellt, welche mit der Funktion „Save as Template“ erstellt worden sind, kann es vorkommen, dass in der neuen Site dieselben Document IDs vergeben werden. Dies ist ein bekannter Bug und wurde durch das Februar 2012 CU-Update behoben (http://support.microsoft.com/kb/2661910).

SharePoint 15

SharePoint 15 ist angekündigt: http://flic.kr/p/bw7wEU.
isolutions ist bereits jetzt mit einem Kundenprojekt in der Schweiz live dabei (Technical Adoption Programm).
Weitere Infos gibts hier sobald gestattet.

Office 365: Microsoft übernimmt Führung beim Datenschutz

Datenschutz und Rechtsicherheit in der Cloud werden in der Schweiz viel und heiss diskutiert. Ich möchte Ihnen die neusten Entwicklungen bei Microsoft im Bereich Public Cloud Services nicht vorenthalten: http://blogs.technet.com/b/hritter/archive/2011/12/05/office365-microsoft-252-bernimmt-f-252-hrung-beim-datenschutz.aspx

Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

Auch die Slides zur Session über Document Management mit SharePoint 2010 der Collaboration Days 2011 sind nun online verfügbar.

Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

View more presentations from David Schneider

Schweizer Accessibility-Studie 2011

Die neueste Studie hat untersucht wie einfach zugänglich Schweizer Internetseiten des Gemeinwesens sind. Dabei wurden über 100 Schweizer Webseiten des Gemeinwesens (Bund, Kanton, Städte und Bundesnahe Organiationen wie z.B. die SBB) wurden auf die Barrierefreiheit hin überprüft.

Eine einfache Accessibility Checkliste wird ebenfalls zur Verfügung gestellt:

http://www.accessibility-checklist.ch/#de

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Den Produkteflyer finden Sie hier.

Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit für unsere Video Präsentation und überzeugen Sie sich selbst von unserem neuen Produkt.

Office 365 / Community Moderation

Seit einiger Zeit vertrete ich isolutions als Moderator für SharePoint Online im deutschsprachigen Forum der Office 365 Community. Durch meine schnellen und unkomplizierten Hilfestellungen will ich anderen Firmen einen einfacheren Einstieg in SharePoint Online ermöglichen und den Wissens- und Erfahrungsaustausch in der Community fördern.

Die Community findet Ihr unter: http://community.office365.com

Aktuelle Tendenzen im Bereich Cloud Computing: http://www.ca.com/ch/de/news/Press-Releases/emea/2011/Studie-Cloud-Computing-lasst-den-CIO-ch-de.aspx

Interessieren Sie sich für die Microsoft Cloud Dienste? Planen Sie Ihre SharePoint Umgebung eventuell in der Cloud zu betrieben? Benötigen Sie Hilfe bei der Entscheidungsfindung? Kennen Sie die rechtlichen Aspekte eines Cloud Deployments? Welche Dienste bietet Microsoft in der Cloud?

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Aktuell beschäftigen wir uns mit der Migration einer SharePoint Umgebung mit ca. 800 Nutzern von BPOS (Business Productivity Online Suite) nach Office 365. Durch unsere Erfahrungen vereinfachen wir auch Ihren den Weg in die Wolke.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.