Sharepoint 2010 - Document ID Feature

Das Document ID Service Feature ist im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement eine coole Sache. Für den Entwickler bietet es jedoch einige Tücken. Daher nachfolgend ein paar Tipps/Erfahrungen:

Feature aktivieren / Reassign Document IDs

Nach dem Aktivieren des Sitecollection Features „Document ID Service“ erscheint in den Document ID Settings die Meldung „Configuration of the Document ID feature is scheduled to be completed by an automated process.“.

 

Dieselbe Meldung erscheint auch, nachdem der Document ID Prefix geändert wurde. Diese Änderungen werden durch die beiden Jobs „Document ID enable/disable job“ und „Document ID assignment job“ ausgeführt. Die Meldung erscheint solange, bis die beiden Jobs ausgeführt wurden. Diese Jobs werden nur einmal im Tag ausgeführt. Selbstverständlich kann man sie wie gewohnt auch manuell über die CA starten. Dabei muss man jedoch folgendes beachten:

• Bei grossen SiteCollections wird das Aktivieren erst 30 Minuten später ausgeführt. D.h. wird das „Document ID Service” Feature aktiviert und unmittelbar anschliessend die beiden Jobs gestartet, wird man keine Änderung feststellen. Nach dem Aktivieren des Features muss man mind. 30 Minuten warten, bevor man die Jobs manuell startet. Die Grenzen für eine grosse SiteCollection liegen bei 1 web/site, 40 lists/web und 20 doclibs/web. Das bedeutet, bei Publishing Sites wird man dieses Problem immer haben, da sie standardmässig über 3 Webs verfügen.
• Die Reihenfolge wie die Jobs ausgeführt werden spielt eine Rolle. Führt man die Jobs manuell aus, muss immer zuerst der Job „Document ID enable/disable job“ ausgeführt werden.
• Wenn nur der Prefix geändert wird und die Option „Reset all Document IDs…“ gewählt wurde, muss ebenfalls der Job „Document ID enable/disable job“ gestartet werden damit die Änderungen wirksam werden. Wird nur der Job „Document ID assignment job“ ausgeführt, werden die IDs nicht geändert.
• Prefix Änderungen können nur bei eingecheckten Dokumenten gemacht werden. Ausgecheckte Dokumente werden nach dem Reassign immer noch die alte ID haben.
• Die Document IDs sind nur innerhalb der SiteCollection eindeutig. Um SiteCollection übergreifend eindeutige IDs zu haben, müssen die Prefixe entsprechend manuell gepflegt werden.

Probleme mit den DocumentID-Links

Verlinkung auf Dokument-Properties

Es kann vorkommen, dass sich beim Klick auf den DocumentID-Link nicht wie erwartet das Dokument öffnet, sondern dass die Dokument-Properties angezeigt werden. Ich hatte dieses Problem mit Bildern.

Die Dateitypen, welche sich so verhielten, wurden von der Suche nicht indexiert. Nachdem ich diese zu den Crawled File Types hinzugefügt und einen Full Crawl gestartet hatte, funktionierte der DocumentID-Link bei neuen Dateien. Bei bereits vorhandenen Dokumenten funktionieren die Links danach leider immer noch nicht.

Dokument wird heruntergeladen

Bei einigen Dokumenten wurde beim Klick auf die DocumentID, das Dokument in das Temporary Internet Files Verzeichnis heruntergeladen. Dadurch geht die Verbindung zum Sharepoint verloren, d.h. das Dokument kann nicht ausgecheckt werden und müsste nach dem Bearbeiten wieder manuell hochgeladen werden.

Wird die Datei jedoch über den Link, welcher dem Namen hinterlegt ist geöffnet, verhält es sich wie erwartet.

Der folgende Registry-Eintrag führte zur Lösung dieses Problems:

[HKEY_CLASSES_ROOT\MIME\Database\Content Type\application/vnd.ms-powerpoint.presentation.12] "Extension"=".pptx"

Weitere Infos dazu gibt es hier: http://support.microsoft.com/kb/2661910

Document IDs nicht eindeutig

Werden Sites mit Templates erstellt, welche mit der Funktion „Save as Template“ erstellt worden sind, kann es vorkommen, dass in der neuen Site dieselben Document IDs vergeben werden. Dies ist ein bekannter Bug und wurde durch das Februar 2012 CU-Update behoben (http://support.microsoft.com/kb/2661910).