Wow! Microsoft bringt mit SharePoint 2010 eine gewaltige Flut an neuen Funktionen rund um das Verwalten von Inhalten! Einerseits sind gewisse Grundlagen (oder alte Designfehler) korrigiert worden, andererseits sind powervolle neue Tools dabei, welche SharePoint im ECM Quadranten von Gartner bestimmt massiv nach oben rechts verschiebt. Microsoft geht endlich auch direkt auf die Frage SharePoint vs. Fileserver ein, respektive zeigt sogar eine sehr konsistente und durchdachte Lösung einer Koexistenz von beidem auf – “Manage the Unmanaged”
Metadata Management
SharePoint 2010 bietet zwei Wege den Inhalt mit Metadaten zu versehen. Durch Taxonomien, welche zentral für die gesamte Farm gesteuert und verwaltet werden können, steht den Inhaltsverantwortlichen eine hierarchische Struktur mit Begriffen zur Verfügung die den Inhalten zugewiesen werden können. Natürlich ist die Taxonomie durchgängig auch in den Office Clients vorhanden. Die Taxonomie kann z.B. auch zum schnellen und einfachen Filtern von Inhalten in einer Dokumentenbibliothek verwendet werden. Das Metadaten Management von SharePoint 2010 ist wirklich sehr mächtig, Mehrsprachigkeit und Synonyme sind nebst vielen anderen Neuerungen zwei wichtige Konzepte die out-of-the-Box unterstütz sind.
Der zweite Weg ist die Folksonomie. Darunter ist das nicht verwaltete und dezentralisierte „taggen“ von Informationen gemeint, was jeder User für sich persönlich anwenden kann. Auf der MySite sieht er dann seine persönliche Tagcloud.
In diesem Zusammenhang ist noch zu erwähnen, dass Contenttypen nicht mehr nur innerhalb einer Site Collection zur Verfügung stehen, sondern über die ganze Farm zentral verwaltet werden können.
Unique Document IDs
Das bekannte Problem, dass beim umbenennen, verschieben resp. reorganisieren von Inhalten die Referenzen und Links auf die Inhalte nicht mehr gültig sind, ist damit endgültig gelöst. Die neue Dokumenten ID wird beim hinzufügen von Dokumenten automatisch vom SharePoint vergeben. Wie sich die ID zusammensetzt, kann definiert werden. Ist das Dokument einmal auf dem SharePoint abgelegt, kann es immer für den gleichen Link wieder aufgerufen werden.
Documents Sets
Bei der Arbeit mit Dokumenten ist immer wieder der Wunsch da, gewisse Dokumente zu einem Set mit gleichen Metadaten, Version, Workflows, etc. zusammenzufassen, dies ist nun mit Document Sets möglich. Dank diesem Konstrukt wird es endlich möglich nicht nur einzelne Dokumente zu behandeln sondern ganze Dossiers.
Advanced Routing
Mit dem Content Organizer in SharePoint 2010 kann mittels Regeln der Endbenutzer beim Abspeichern der Informationen unterstützt werden. Das Szenario könnte sein, dass der Endbenutzer die Datei immer in die gleiche Bibliothek abspeichert. Anhand des Content Typs und der Metadaten verschiebt nun der Content Organizer das Item an richtigen Ort gemäss den zutreffenden Regeln.
Dieser Content Organizer hilft auch, veraltete und nicht mehr benutzte Daten zu identifizieren und allenfalls in ein anderes Repository zu verschieben oder durch den Inhaltsverantworlichen überprüfen zu lassen.
In-Place Records Management
Recordsmanagement Funktionen sind nicht mehr wie bis anhin an bestimmte Site Templates gebunden sondern können überall wo es gewünscht ist eingesetzt werden. An einem Icon erkennt man, welche Dateien als Record markiert sind und somit nicht mehr geändert werden können. Ob ein Record am aktuellen Speicherort bleibt oder z.B. nach einer bestimmten Zeit in ein entsprechendes Repository verschoben wird, kann definiert werden.
Fileserver Integration
Microsoft hat tatsächlich eine Integration zwischen SharePoint und dem Fileserver (Windows Server 2008 RE 2) zu Stande gebracht die sehr vielversprechend demonstriert wurde. Über den File Server Ressource Manager können die existierenden Files auf dem Fileserver anhand von frei definierbaren Regeln klassifiziert werden. Für die Klassifizierung übernimmt der Fileserver die existierenden Content Typen und Metadaten vom SharePoint 2010. Nach der Klassifizierung können die Files dem Content Organizer vom SharePoint übergeben werden und dieser speichert die Files gemäss den definierten Verteilerregeln. Damit der Endbenutzer von dieser Migration nichts merkt, verbleibt auf dem Fileserver ein Shortcut auf das File, welches neu im SharePoint liegt. Eröffnet dies nicht ganz neue Möglichkeiten in Zukunft DMS Lösungen einzuführen?
Das von mir gesehene hinterliess bei einen sehr guten Eindruck. Falls die vorgestellten Konzepte wirklich funktionieren bietet SharePoint 2010 ein unglaublich flexibles und vielseitiges ECM Tool, welches bei richtigem Einsatz einen enormen Mehrwert für die Endbenutzer mit sich bringt.
2 Kommentare:
Tönt interessant. Kannst du noch mehr darauf eingehen, wie die Abgrenzung FileServer vs SharePoint ausschaut? Mir ist die Funktionsweise von File Server Ressource Manager klar: dieser reichert die files im FileServer zusätzlich mit Metadaten an.
Der Content Organizier speichert die Files anschl. im SP ab.
Kann man ausschliesslich nur mit dem File Server Ressource Managaer arbeiten und so ein quasi DMS mit dem FileServer schaffen?
Nein, aus dem Fileserver kann und soll kein DMS gemacht werden und der File Server Ressource Manager ist ein Tool ausschliesslich für den Serveradministrator. Das beschriebene Szenario ist in erster Linie für das Migrationsszenario und evtl. eine definierte Übergangszeit gedacht. Da das ganze automatisiert läuft, könnte man dies auch automatisiert weiterlaufen lassen, fände ich persönlich jedoch nicht sinnvoll, weil man davon ausgehen muss, dass die definierten Regeln im File Server Ressource Manager nicht für allen auf dem Fileserver abgespeicherten Content greifen wird.
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