SharePoint Conference – Day 1 & 2

Der zweite Tag ist durch und ich bin es auch. Kühlschrankartige Temperaturen, endlose Teppichböden, Kunstlicht und seit zwei Tagen keinen Schritt an der frische Luft haben ihre Spuren hinterlassen – zum Glück findet heute Abend die Pool Party am Mandalay Beach statt, da werden die Batterien wieder geladen…

Nun aber zu den wichtigsten bisher rausgeschälten Neuerungen von SharePoint und Office 2010: es sind deren viele! Darum an dieser Stelle eine ausgewählte Essenz:

Services – und wie sie uns dienen werden…

SharePoint 2010 wartet mit einer ganzen Serie von neuen Office Client Services auf. Die bereits bekannten Excel Servcies haben mit den Word, PowerPoint, Visio und Access Services massiven Zuwachs bekommen. Diese Services ermöglichen die webbasierte Darstellung und (limitierte) Bearbeitung der entsprechenden Dokumente, eine Client-Installation ist also nicht mehr in jedem Fall zwingend notwendig. Die Beareitung ist allerdings limitiert auf eine beschränkte Menge der in den Client-Versionen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, reicht für den täglichen Einsatz wohl trotzdem relativ weit.
Es dürfte künfitg also durchaus Szenarien geben, wo die Installation der Office Suite für gewisse Benutzer oder Geräte nicht mehr notwendig sein wird, wodurch sich Lizenzkosten optimieren und einsparen lassen Des weitern wird all den Amazonas-Internet-Café-Besuchern beim Betreten des als Internet-Café deklarierten Raums ein entspanntes Lächeln über das Gesicht huschen. Das ist doch echte Freiheit!

Aus all den Services sind mir zwei besonders aufgefallen: Visio und Access Services.
Visio Services ermöglichen, einfacher als je zuvor, die Visualisierung von Visio Zeichnungen angereichert mit Live-Daten. Ob Produktionsprozesse, Sales-Team Performance oder Produktabsatz pro Region, solche eher trockenen Auswertungen lassen sich sehr rasch und einfach visuell ansprechend aufbereitet darstellen.
Die Access Services bieten vor allem für Unternehmen, die viele Access Datenbanken in Betrieb haben, eine erfolgsversprechende Zukunft. Access Datenbanken können damit in SharePoint überführt werden und erhalten so eine gesicherte Existenz, fernab der chaotischen und SLA losen Zustände. Auf jeden Fall ein ganz heisses Thema!

Zusammengefasst bieten Office und SharePoint 2010 mit den neu verfügbaren Servcies grossen Mehrwert für eine breite Benutzerbasis und werden auch eine direkte Betriebskostenreduktion ermöglichen.

Co-Authoring – echte Zusammenarbeit wird endlich möglich…

Lange haben wir darauf gewartet! Und genausolange auch darunter gelitten, dass es nicht möglich war: das gleichzeitige Bearbeiten ein und desselben Dokuments, genannt Co-Authoring.

Wer kennt das Szenario nicht. Es soll beispielsweise eine Offerte erstellt werden, an deren Inhalt verschiedene Personen arbeiten. Nun erstellt jeder für sich, optimalerweise noch lokal auf seinem Gerät, ein Arbeitsdokument, wo er seine Inhalte erfasst. Zu einem gewissen Zeitpunkt werden die Dokumente schliesslich in ein einziges Dokument – die Offerte – zusammengeführt. Eine mühsame, aufwändige und fehleranfällige Arbeit, die schon manche Nacht als Tribut gefordert hat.

Dies hat nun ein Ende. Co-Authoring steht in Word, Excel und PowerPoint 2010 zur Verfügung und funktioniert so einfach, dass man zuerst gar nicht realisiert, was wirklich geschieht. Öffnet ein Benutzer ein Dokument, das bereits durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird, dann wird automatisch der Co-Authoring Modus aktiviert. In der Statuszeile sieht man dann, wie viele und welche Benutzer zur Zeit das Dokument bearbeiten und kann mit diesen auch gleich mittels EMail oder Instant Messaging in Kontakt treten. Die Beareitung selbst erfolgt auf Absatzbasis und das Dokument wird jeweils beim Speichern mit den neuesten verfügbaren Änderungen der anderen Benutzer aktualisiert. Klingt einfach – ist es auch!

Co-Authoring wird unsere künftige Zusammenarbeit in Dokumenten daramatisch vereinfachen. Für Excel wird Co-Authoring sogar mit den Excel Services webbasiert möglich sein, erfordert also nicht einmal einen installierten Client. Der Amazonas-Internet-Café-Besucher lässt freudig grüssen…

Document-Sets und Enterprise Ready ECM

Auch im Bereich ECM hat sich mit SharePoint 2010 einiges getan. Zusammengefasst darf mit ruhigem Gewissen gesagt werden, dass SharePoint in dieser Domäne endlich erwachsen geworden ist.

Eine Vielzahl von Neuerungen, unter anderem in den Bereichen Metadatenverwaltung, Taxonomie, Compliance, Records Management und Dokument-Handling (Pascal wird dazu wohl noch mehr berichten) machen SharePoint 2010 erstmals ohne Ergänzung mit Drittprodukten zu einer Enterprise Ready ECM Lösung.

Eine sehr interessante Funktion sei an dieser Stelle herausgegriffen: Document Sets. Diese ermöglichen es, Dokumente in einer Art Dossier zusammenzufassen und das Dossier als eigene Entität zu handhaben. So kann das Document-Set als ganzes beispielsweise im Rahmen eines Geschäftsprozesses freigegeben oder archiviert werden. Das Document-Set bzw. Dossier selbst hat dabei auch definierbare Metadaten und kann dem Benutzer erweiterte, Kontext-abhängige Informationen zur Verfügung stellen.
Dies eröffnet ganz neue Möglichkeiten in der Verwendung von SharePoint, ohne dass dazu aufwändige und inkonsistente Erweiterungen vorgenommen oder Drittprodukte installiert werden müssen.